Vật tư tiêu hao nhà máy là gì? Các loại cần thiết cho xưởng sản xuất

Trong một nhà máy hoặc xưởng sản xuất, máy móc và dây chuyền thường là những tài sản có giá trị lớn, nhưng hoạt động hằng ngày còn phụ thuộc vào rất nhiều vật tư có giá trị nhỏ hơn. Dầu mỡ bôi trơn, khăn lau, găng tay, băng keo, vật tư mài, vật tư đóng gói, giấy in hay nhãn nhận dạng đều có thể phải bổ sung thường xuyên để duy trì sản xuất, bảo trì, kho vận và hành chính.

Nhiều vật tư trong số này được quản lý trong phạm vi MRO — Maintenance, Repair and Operations. Theo IBM, MRO bao gồm các hoạt động và vật tư phục vụ duy trì thiết bị, cơ sở vật chất và quá trình vận hành; trong đó consumables là những hàng hóa có thời gian sử dụng giới hạn hoặc được dùng hết như dầu bôi trơn, chất kết dính, khí, găng tay và khẩu trang.

Tuy nhiên, vật tư tiêu hao không đồng nghĩa với toàn bộ vật tư MRO. Dụng cụ, thiết bị bảo trì và phụ tùng thay thế cũng có thể thuộc MRO nhưng cần được quản lý khác với những vật tư được sử dụng hết thường xuyên.

Vì vậy, thay vì chỉ lập một danh sách hàng cần mua, nhà máy nên xác định rõ mã vật tư, thông số, quy cách, đơn vị tính, vị trí sử dụng, mức tiêu hao, tồn kho, lead time và mức độ ảnh hưởng nếu thiếu hàng.

Vật tư tiêu hao nhà máy là gì?

Vật tư tiêu hao nhà máy là những vật tư có thời gian sử dụng giới hạn, bị sử dụng hết hoặc cần được bổ sung thường xuyên trong quá trình sản xuất, bảo trì, vệ sinh, đóng gói và vận hành doanh nghiệp.

Một số vật tư được dùng hết sau một lần hoặc một chu kỳ ngắn, chẳng hạn găng tay dùng một lần, giấy lau, băng keo hoặc vật tư đóng gói. Một số loại khác có chu kỳ sử dụng dài hơn nhưng vẫn được doanh nghiệp theo dõi định mức và bổ sung thường xuyên, chẳng hạn dầu mỡ bôi trơn.

Các nhóm thường gặp có thể gồm:

• dầu và mỡ bôi trơn;
• khăn, giấy và vật tư vệ sinh;
• một số loại PPE có tần suất thay thế cao;
• vật tư cắt, mài và đánh bóng;
• keo, chất làm kín và băng keo;
• vật tư điện phụ trợ;
• vật tư đóng gói;
• giấy in, bút viết và vật tư hành chính;
• nhãn, tem và vật tư nhận dạng.

Ngoài nhóm consumables, nhà máy còn phải quản lý phụ tùng hao mòn và phụ tùng thay thế như dây curoa, vòng bi, phớt hoặc lọc. Các sản phẩm này có liên quan chặt chẽ đến MRO nhưng không nên gọi chung là vật tư tiêu hao.

Phân biệt vật tư tiêu hao, nguyên vật liệu, phụ tùng và công cụ

Trong thực tế mua hàng, từ “vật tư” thường được sử dụng cho nhiều nhóm khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại đúng giúp bộ phận mua hàng, kho và bảo trì kiểm soát tồn kho chính xác hơn.

Việc phân biệt này đặc biệt quan trọng khi xây dựng mã hàng trong ERP, phần mềm quản lý kho hoặc danh mục mua hàng nội bộ. Hai loại vật tư có cách sử dụng khác nhau không nên được đưa vào cùng một nhóm chỉ vì đều được bộ phận bảo trì sử dụng.

Các nhóm vật tư tiêu hao và vật tư MRO thường gặp trong nhà máy

Không có một danh mục cố định phù hợp với mọi nhà máy. Xưởng cơ khí, nhà máy thực phẩm, xưởng gỗ, doanh nghiệp bao bì và cơ sở sản xuất điện tử có cấu trúc vật tư rất khác nhau. Tuy nhiên, có thể phân chia theo các nhóm chức năng dưới đây.

1. Dầu mỡ và vật tư bôi trơn

Dầu và mỡ bôi trơn được sử dụng tại nhiều thiết bị có chi tiết chuyển động. Tùy loại máy, danh mục có thể bao gồm:

• dầu bôi trơn;
• mỡ bôi trơn;
• dầu hộp số;
• dầu hoặc chất bôi trơn chuyên dụng;
• vật tư phụ trợ cho hệ thống bôi trơn.

SKF nhấn mạnh vai trò của quản lý bôi trơn đối với khả năng vận hành của máy móc và ổ lăn. Vì vậy, doanh nghiệp không nên quản lý nhóm này chỉ bằng tên chung như “dầu máy” hoặc “mỡ máy”.

Thông tin đặt mua nên được chuẩn hóa theo:

máy sử dụng → vị trí bôi trơn → loại vật tư → thông số/tiêu chuẩn → mã sản phẩm → quy cách → đơn vị tính.

Hai sản phẩm có hình thức tương tự chưa chắc có thể thay thế cho nhau. Với vật tư kỹ thuật, bộ phận mua hàng nên sử dụng thông số đã được bộ phận kỹ thuật hoặc tài liệu thiết bị xác nhận.

2. Vật tư vệ sinh công nghiệp

Khu vực sản xuất, bảo trì, kho và văn phòng đều phát sinh nhu cầu vệ sinh. Nhóm vật tư thường gặp có thể gồm:

• khăn và giấy lau;
• giẻ lau;
• túi chứa chất thải;
• chổi và vật tư thay thế;
• sản phẩm làm sạch phù hợp với từng khu vực;
• vật tư vệ sinh chuyên dụng theo yêu cầu sản xuất.

Khi quản lý nhóm này, nên xác định rõ khu vực sử dụng, loại bề mặt, quy cách, mức tiêu hao và yêu cầu an toàn. Với hóa chất hoặc sản phẩm làm sạch chuyên dụng, doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn an toàn và quy định áp dụng cho môi trường làm việc của mình.

3. Vật tư bảo hộ lao động có tần suất thay thế cao

PPE — Personal Protective Equipment — bao gồm nhiều loại phương tiện bảo vệ cá nhân. Tuy nhiên, không phải tất cả PPE đều là vật tư tiêu hao.

Nhóm có tần suất thay thế cao có thể bao gồm một số loại:

• găng tay;
• khẩu trang hoặc vật tư bảo vệ hô hấp phù hợp với công việc;
• nút tai tùy loại;
• trang bị bảo hộ dùng một lần.

Trong khi đó, mũ bảo hộ, kính, giày và nhiều trang bị khác có thể được sử dụng trong thời gian dài hơn và được quản lý theo chu kỳ kiểm tra, tình trạng sử dụng hoặc yêu cầu thay thế.

Đối với doanh nghiệp tại Việt Nam, yêu cầu về an toàn và trang bị bảo hộ cần được xem xét theo Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 và các quy định liên quan. Tài liệu của OSHA có thể được dùng như nguồn tham khảo kỹ thuật quốc tế về đánh giá nguy cơ và lựa chọn PPE, nhưng không thay thế quy định pháp luật áp dụng tại Việt Nam.

Vì vậy, PPE nên được lựa chọn theo nguy cơ, công việc và điều kiện sử dụng, không chỉ theo giá thành.

4. Vật tư cắt, mài và gia công

Tại xưởng cơ khí hoặc khu vực bảo trì, nhiều vật tư bị hao mòn trong quá trình làm việc, chẳng hạn:

• giấy nhám;
• vật tư mài;
• vật tư đánh bóng;
• một số vật tư phục vụ gia công và xử lý bề mặt.

Nhóm này thường có nhiều kích thước, cấp độ và thông số gần giống nhau. Vì vậy, yêu cầu mua hàng không nên chỉ ghi “đá mài” hoặc “giấy nhám”.

Tối thiểu nên xác định:

• tên và loại vật tư;
• kích thước;
• thông số chính;
• mã sản phẩm nếu có;
• ứng dụng;
• quy cách;
• số lượng.

5. Keo, chất làm kín và băng keo

Keo và chất kết dính là những ví dụ điển hình về consumables trong MRO. Tùy hoạt động của doanh nghiệp, nhóm này có thể được sử dụng cho:

• lắp ráp;
• bảo trì;
• làm kín;
• cố định;
• đóng gói;
• đánh dấu;
• bảo vệ bề mặt hoặc các công việc phụ trợ khác.

Cần phân biệt rõ băng keo đóng gói, băng keo điện và các loại băng keo kỹ thuật. Cùng chiều rộng hoặc hình thức bên ngoài không có nghĩa là chúng có thể thay thế cho nhau.

6. Vật tư điện và vật tư phụ trợ

Khu vực bảo trì điện cũng sử dụng nhiều vật tư nhỏ được bổ sung theo nhu cầu, chẳng hạn:

• băng keo điện;
• dây rút;
• nhãn nhận dạng;
• đầu nối phù hợp;
• pin;
• một số vật tư điện phụ trợ khác.

Không nên gom những sản phẩm này cùng nhóm với động cơ, biến tần, PLC hoặc các thiết bị điều khiển có giá trị và vòng đời sử dụng dài hơn.

7. Vật tư đóng gói và kho vận

Với doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, vật tư đóng gói thường có tần suất sử dụng cao và tương đối dễ xây dựng định mức.

Các mặt hàng có thể gồm:

• thùng carton;
• băng keo đóng thùng;
• màng quấn;
• dây đai;
• tem và nhãn;
• vật liệu chèn hoặc chống sốc;
• vật tư nhận diện lô hàng.

Khác với phụ tùng máy, vật tư đóng gói thường có thể tính theo sản lượng, đơn vị sản phẩm hoặc số lô hàng.

Ví dụ, nếu trung bình xưởng sử dụng 50 cuộn băng keo mỗi ngày, việc xác định tồn kho nên dựa trên mức sử dụng thực tế, số ngày sản xuất, thời gian giao hàng và mức dự phòng thay vì chỉ đặt một số lượng cố định theo kinh nghiệm.

8. Vật tư văn phòng và hành chính

Nhà máy không chỉ có dây chuyền sản xuất. Phòng mua hàng, kho, kế toán, QA/QC, kỹ thuật và hành chính đều cần vật tư để lập hồ sơ, ghi nhận dữ liệu và xử lý công việc hằng ngày.

Các mặt hàng thường gặp gồm:

• giấy in;
• bút viết;
• bút lông bảng;
• sổ;
• giấy ghi chú;
• bìa hồ sơ;
• kẹp và ghim;
• băng keo;
• nhãn;
• vật tư máy in;
• các dụng cụ văn phòng khác.

Với doanh nghiệp mua thường xuyên, việc chuẩn hóa danh mục văn phòng phẩm cho doanh nghiệp theo thương hiệu, mã hàng, thông số, quy cách và số lượng giúp bộ phận mua hàng dễ đối chiếu đơn cũ và hạn chế tình trạng mỗi lần đặt lại sử dụng một sản phẩm khác nhau.

Việc chuẩn hóa giúp những nhóm vật tư phổ thông có thể được mua bổ sung theo kỳ, thay vì xử lý nhiều yêu cầu mua nhỏ lẻ từ từng phòng ban.

9. Vật tư in ấn, nhãn và nhận dạng

Trong nhà máy, thông tin thường phải luân chuyển qua nhiều công đoạn:

kế hoạch → sản xuất → kiểm tra → kho → giao hàng.

Vì vậy, các vật tư phục vụ in ấn và nhận dạng cũng cần được quản lý rõ ràng:

• giấy và vật tư máy in;
• nhãn;
• tem;
• decal;
• biểu mẫu;
• nhãn kho;
• nhãn sản phẩm;
• vật tư đánh dấu khác.

Với các mặt hàng ảnh hưởng đến nhận diện lô, mã hàng hoặc luồng kho, doanh nghiệp nên thiết lập mã vật tư và quy cách thống nhất để hạn chế nhầm lẫn.

10. Phụ tùng hao mòn cần quản lý cùng hệ thống MRO

Phụ tùng hao mòn không phải consumables theo nghĩa hẹp, nhưng thường được quản lý cùng hệ thống MRO vì chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì máy móc.

Ví dụ:

• dây curoa;
• vòng bi;
• phớt;
• lọc;
• các chi tiết truyền động và phụ tùng thay thế khác.

Đối với hệ truyền động dây đai, dây curoa hoạt động dưới tác động của tải, tốc độ, độ căng, tình trạng puly và điều kiện môi trường. Gates khuyến nghị đưa hệ truyền động dây đai vào chương trình bảo trì phòng ngừa nhằm duy trì khả năng vận hành và hạn chế downtime.

Vì vậy, với máy quan trọng, doanh nghiệp không nên chờ dây hỏng rồi mới xác định mã cần mua.

Hồ sơ vật tư nên ghi trước:

• loại dây;
• thương hiệu;
• profile;
• mã dây;
• kích thước;
• số lượng dây trên một bộ;
• máy sử dụng;
• vị trí lắp;
• nhà cung cấp;
• lead time.

Ví dụ về mức độ chi tiết khi yêu cầu mua: thay vì chỉ ghi “dây A50”, nên xác định đầy đủ thương hiệu nếu có yêu cầu, profile/mã dây, số lượng và máy sử dụng. Với các dòng dây đặc thù, hình ảnh hoặc mã đọc được trên dây cũ cũng giúp quá trình đối chiếu chính xác hơn.

Bạn có thể tham khảo bài dây curoa răng cưa là gì, cấu tạo và cách chọn để phân biệt nhóm dây đồng bộ, hoặc xem hướng dẫn xác định kích thước và thông số dây curoa khi cần đối chiếu dây đang sử dụng.

Vì sao vật tư giá trị nhỏ vẫn có thể ảnh hưởng lớn đến nhà máy?

Giá trị mua của một vật tư không phản ánh đầy đủ mức độ ảnh hưởng của nó đối với hoạt động sản xuất.

Ảnh hưởng đến khả năng vận hành

Nếu một phụ tùng quan trọng không có sẵn khi máy cần thay thế, thời gian dừng máy có thể kéo dài theo thời gian tìm hàng và giao hàng.

Ảnh hưởng đến tiến độ

Hàng đã sản xuất xong vẫn có thể bị chậm giao nếu thiếu thùng carton, nhãn hoặc vật tư đóng gói. Công việc bảo trì cũng có thể bị trì hoãn khi thiếu đúng loại vật tư kỹ thuật.

Ảnh hưởng đến an toàn

Các phương tiện bảo vệ cá nhân phải phù hợp với nguy cơ và công việc. Thiếu hàng, sai kích thước hoặc sử dụng sai loại có thể làm giảm hiệu quả của biện pháp bảo vệ.

Ảnh hưởng đến chất lượng

Vật tư làm sạch, nhãn, bao bì, dầu mỡ hoặc vật tư bảo trì không đúng yêu cầu có thể tác động gián tiếp đến chất lượng sản phẩm hoặc độ ổn định của quy trình.

Ảnh hưởng đến chi phí mua hàng

Khi thiếu hàng, doanh nghiệp thường phải mua gấp. Điều này làm giảm thời gian kiểm tra quy cách, so sánh nhà cung cấp, thương lượng giá và gom đơn vận chuyển.

Vì vậy, mục tiêu của quản lý vật tư không chỉ là giảm tồn kho mà là cân bằng giữa khả năng sẵn sàng, rủi ro thiếu hàng và chi phí tồn kho.

Cách lập danh mục vật tư tiêu hao và MRO cho nhà máy

Bước 1: Phân loại theo bộ phận sử dụng

Có thể bắt đầu bằng các nhóm:

• sản xuất;
• bảo trì;
• kho;
• QA/QC;
• đóng gói;
• an toàn;
• hành chính.

Mục đích là xác định rõ ai sử dụng vật tư và cho công việc nào.

Bước 2: Gắn vật tư kỹ thuật với máy hoặc vị trí sử dụng

Với phụ tùng và vật tư bảo trì, nên bổ sung:

• tên máy;
• mã máy;
• dây chuyền;
• vị trí sử dụng.

Việc thiết lập trường “where-used” giúp bộ phận bảo trì tra nhanh vật tư liên quan đến một máy cụ thể khi cần kiểm tra hoặc thay thế.

Bước 3: Chuẩn hóa mã và tên vật tư

Mỗi vật tư nên có một mã nội bộ nhất quán. Không nên để cùng một sản phẩm tồn tại dưới nhiều cách gọi khác nhau.

Ví dụ, nếu “Bando A50”, “Curoa A-50” và “Belt A50” thực tế cùng chỉ một vật tư đã được xác nhận, hệ thống nên sử dụng một mã chuẩn và lưu các tên khác ở trường mô tả nếu cần.

Chuẩn hóa tên gọi giúp hạn chế:

• SKU trùng;
• mua nhầm;
• tồn kho phân tán;
• khó tra cứu lịch sử mua;
• khó chuyển dữ liệu sang ERP hoặc CMMS.

Bước 4: Ghi đầy đủ thông số và quy cách

Tùy sản phẩm, master data có thể gồm:

• thương hiệu;
• model hoặc part number;
• kích thước;
• vật liệu;
• màu hoặc biến thể;
• thông số kỹ thuật;
• tiêu chuẩn;
• quy cách đóng gói;
• đơn vị tính.

Bước 5: Chuẩn hóa đơn vị mua và đơn vị sử dụng

Một sản phẩm có thể được báo giá theo cái, cây, cuộn, hộp, thùng, bộ, kg hoặc lít.

Nếu đơn vị mua và đơn vị cấp phát khác nhau, cần có hệ số quy đổi rõ ràng.

Ví dụ:

• 1 thùng = 10 hộp;
• 1 hộp = 12 cái.

Việc này giúp số liệu yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho và cấp phát sử dụng cùng một cơ sở.

Bước 6: Theo dõi mức tiêu hao

Với vật tư sử dụng đều, có thể bắt đầu bằng mức tiêu hao bình quân:

Mức tiêu hao bình quân = tổng lượng đã sử dụng / thời gian theo dõi.

Ví dụ, lượng băng keo sử dụng trong ba tháng lần lượt là 90, 105 và 105 cuộn. Tổng lượng sử dụng là 300 cuộn, tương đương mức bình quân:

300 / 3 = 100 cuộn/tháng.

Đây là dữ liệu ban đầu để dự trù, nhưng nên tiếp tục đối chiếu với sản lượng, mùa vụ và thay đổi kế hoạch sản xuất.

Bước 7: Ghi nhận nhà cung cấp và lead time

Danh mục nên có thêm:

• nhà cung cấp chính;
• nguồn thay thế đã được phê duyệt nếu có;
• lead time thông thường;
• MOQ hoặc quy cách đặt tối thiểu;
• lịch sử mua;
• ngày mua gần nhất.

Với mã kỹ thuật khó tìm, lead time có thể quan trọng hơn chênh lệch giá nhỏ giữa hai báo giá.

Cách quản lý tồn kho vật tư tiêu hao và phụ tùng MRO

Mục tiêu không phải là tồn càng nhiều càng tốt hoặc giảm tồn về mức thấp nhất. Nhà máy cần giữ lượng vật tư phù hợp với nhu cầu, rủi ro thiếu hàng, lead time và mức độ ảnh hưởng đối với hoạt động.

Theo dõi nhu cầu theo dữ liệu thực tế

Vật tư sử dụng thường xuyên nên được theo dõi theo tháng, bộ phận, dây chuyền hoặc sản lượng. Nếu sản lượng thay đổi đáng kể, định mức cũ cũng cần được xem xét lại.

Xác định điểm đặt hàng lại

Với trường hợp nhu cầu tương đối ổn định và lead time có thể ước tính, có thể sử dụng dạng đơn giản của Reorder Point:

Điểm đặt hàng lại = nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ hàng + tồn kho an toàn.

Ví dụ:

• mức dùng trung bình: 5 đơn vị/ngày;
• lead time: 6 ngày;
• nhu cầu trong lead time: 5 × 6 = 30 đơn vị;
• tồn kho an toàn giả định: 10 đơn vị.

Khi đó mức tham khảo để phát sinh yêu cầu đặt hàng là:

30 + 10 = 40 đơn vị.

Đây là ví dụ đơn giản để minh họa nguyên tắc. Trong thực tế, safety stock và reorder point cần được xem xét theo độ biến động của nhu cầu, độ ổn định của lead time và mức độ quan trọng của vật tư. IBM cũng xem reorder point, safety stock, lead time và criticality là những dữ liệu quan trọng trong quản lý tồn kho MRO.

Phân loại ABC theo giá trị tiêu thụ

IBM mô tả ABC inventory analysis dựa trên annual consumption value — giá trị tiêu thụ hằng năm, được xác định từ lượng sử dụng và chi phí.

• Nhóm A: các mã chiếm tỷ trọng giá trị tiêu thụ cao, cần kiểm soát chặt hơn.
• Nhóm B: nhóm trung gian.
• Nhóm C: thường gồm nhiều SKU nhưng chiếm tỷ trọng giá trị thấp hơn.

ABC là phân loại theo giá trị tiêu thụ, không phải phân loại mức độ ảnh hưởng nếu thiếu vật tư.

Phân loại critical và non-critical theo rủi ro vận hành

Đây là một trục khác với ABC.

IBM phân biệt criticality analysis với ABC: một phụ tùng có giá trị thấp vẫn có thể là critical nếu việc thiếu nó làm gián đoạn hoạt động quan trọng.

Vật tư hoặc phụ tùng có thể được đánh giá theo các yếu tố:

• thiếu hàng có làm dừng máy hay không;
• có ảnh hưởng đến an toàn hay chất lượng không;
• có sản phẩm thay thế phù hợp không;
• lead time dài hay ngắn;
• nguồn cung có dễ thay thế không.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể kết hợp:

ABC theo giá trị tiêu thụ + criticality theo rủi ro vận hành.

Đây là cách tiếp cận hợp lý hơn việc coi tất cả mặt hàng giá thấp đều là hàng ít quan trọng.

Kiểm soát mã tương đương và SKU trùng

MRO inventory rất dễ phình to khi nhiều bộ phận tự tạo những mã gần giống nhau.

Ví dụ:

• nhiều loại bút có cùng nhu cầu sử dụng;
• nhiều mã băng keo cùng công dụng;
• các sản phẩm găng tay tương đương;
• cùng một phụ tùng nhưng được nhập dưới nhiều tên.

Nếu yêu cầu kỹ thuật cho phép, việc chuẩn hóa các vật tư phổ thông có thể giúp giảm số SKU, đơn giản hóa kiểm kê và hạn chế mua nhầm.

Checklist khi mua vật tư tiêu hao và phụ tùng cho nhà máy

1. Xác định đúng tên vật tư: tên phải đủ rõ để nhà cung cấp và bộ phận nhận hàng hiểu cùng một sản phẩm.
2. Kiểm tra model hoặc part number: với vật tư kỹ thuật, nên ưu tiên mã hàng đã được xác nhận.
3. Kiểm tra thông số: không tự thay một sản phẩm gần giống nếu chưa xác nhận khả năng tương thích.
4. Kiểm tra quy cách: ví dụ cái/hộp, cuộn/thùng, tờ/ram hoặc lít/can.
5. Thống nhất đơn vị tính: yêu cầu mua, báo giá, đơn hàng và nhập kho nên sử dụng cùng cơ sở quy đổi.
6. Xác định số lượng: dựa trên tồn hiện tại, nhu cầu, lịch sử sử dụng và kế hoạch sắp tới.
7. Kiểm tra lead time: đặc biệt với hàng nhập khẩu, mã ít phổ biến hoặc phụ tùng kỹ thuật.
8. Đánh giá khả năng cung ứng lặp lại: với vật tư định kỳ, nguồn cung ổn định thường quan trọng hơn một đơn hàng giá thấp nhất.
9. Kiểm tra hồ sơ và chứng từ: tùy quy trình doanh nghiệp và loại vật tư.
10. Đánh giá tổng chi phí mua hàng: bao gồm khả năng giao đúng hàng, đúng hạn, chi phí vận chuyển và rủi ro đổi trả, thay vì chỉ so sánh đơn giá.

Ví dụ bảng quản lý vật tư nhà máy

Các con số trong bảng chỉ dùng để minh họa cấu trúc dữ liệu, không phải định mức áp dụng chung cho mọi nhà máy.

Khi dữ liệu đủ ổn định, có thể bổ sung:

• giá mua gần nhất;
• nhà cung cấp;
• MOQ;
• safety stock;
• reorder point;
• vị trí kho;
• máy sử dụng;
• mức criticality;
• ngày mua gần nhất.

Nên mua vật tư theo định kỳ hay theo mức tồn kho?

Không có một phương pháp phù hợp cho mọi SKU.

Mua theo chu kỳ định kỳ

Có thể phù hợp với những vật tư:

• mức sử dụng tương đối ổn định;
• dễ dự đoán;
• lead time ngắn;
• nguồn cung dễ tìm.

Ví dụ có thể là một số nhóm văn phòng phẩm, vật tư vệ sinh và vật tư đóng gói phổ thông.

Quản lý theo mức tồn và reorder point

Phù hợp hơn với:

• vật tư có nhu cầu không đều;
• phụ tùng kỹ thuật;
• mã có lead time dài;
• vật tư hoặc phụ tùng critical.

Cũng không nên giữ tồn kho quá cao một cách máy móc. Tồn dư thừa có thể làm tăng vốn bị giữ trong kho, chiếm diện tích, phát sinh hàng xuống cấp hoặc để lại những model không còn sử dụng.

Cách phù hợp hơn là xác định chính sách tồn kho theo từng nhóm hàng thay vì áp dụng một mức chung cho toàn bộ MRO.

Câu hỏi thường gặp về vật tư tiêu hao nhà máy

Vật tư MRO có phải nguyên vật liệu sản xuất không?

Không. Nguyên vật liệu thường tham gia trực tiếp vào việc tạo ra sản phẩm, trong khi MRO chủ yếu phục vụ bảo trì, sửa chữa, cơ sở vật chất và quá trình vận hành. Tuy nhiên cách hạch toán và phân loại cụ thể còn phụ thuộc hệ thống quản trị của từng doanh nghiệp.

Dây curoa có phải vật tư tiêu hao không?

Nếu phân loại chặt, dây curoa phù hợp hơn với nhóm phụ tùng truyền động hao mòn hoặc thay thế thay vì consumable thông thường. Đây vẫn là một phần quan trọng của inventory MRO.

Dây curoa có nhiều dòng như V-belt, narrow V-belt, timing belt và các profile chuyên dụng. Vì vậy cần xác định đúng mã, profile và kích thước trước khi thay thế.

Nhà máy nên dùng Excel hay phần mềm để quản lý vật tư?

Excel có thể đủ với doanh nghiệp có số SKU và số kho còn hạn chế. Khi số lượng mã lớn, có nhiều kho, nhiều thiết bị hoặc cần kết nối yêu cầu mua hàng, bảo trì và tồn kho, ERP, CMMS hoặc hệ thống quản lý phù hợp sẽ dễ kiểm soát hơn.

Tuy nhiên, phần mềm không giải quyết được dữ liệu đầu vào thiếu chuẩn. Những mô tả như “dây máy”, “băng keo loại cũ” hoặc “mỡ như lần trước” vẫn gây khó khăn dù được nhập vào hệ thống hiện đại.

Chuẩn hóa master data nên được thực hiện trước hoặc song song với việc triển khai phần mềm.

Bao lâu nên rà soát lại danh mục vật tư?

Không có chu kỳ cố định cho mọi doanh nghiệp. Những mã có mức sử dụng cao, lead time thay đổi hoặc liên quan đến máy critical nên được rà soát thường xuyên hơn. Ngoài ra cần cập nhật khi có thay đổi máy móc, nhà cung cấp, thông số kỹ thuật, sản lượng hoặc quy trình sản xuất.

Kết luận

Vật tư tiêu hao có giá trị đơn chiếc thường nhỏ hơn máy móc nhưng xuất hiện trong hầu hết hoạt động của nhà máy:

sản xuất → bảo trì → vệ sinh → an toàn → đóng gói → kho → hành chính.

Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên tập trung vào các nguyên tắc:

1. Phân biệt đúng consumables, nguyên vật liệu, công cụ và phụ tùng thay thế.
2. Chuẩn hóa mã, tên, thông số và đơn vị tính.
3. Gắn phụ tùng kỹ thuật với máy hoặc vị trí sử dụng.
4. Theo dõi mức tiêu hao và lịch sử sử dụng.
5. Xác định lead time, safety stock và reorder point phù hợp.
6. Phân biệt ABC theo giá trị tiêu thụ với criticality theo rủi ro vận hành.
7. Kiểm soát nhà cung cấp và khả năng cung ứng lặp lại.

Đặc biệt với các phụ tùng truyền động như dây curoa, việc xác định chính xác mã và máy sử dụng trước khi phát sinh sự cố giúp bộ phận bảo trì và mua hàng chủ động hơn. Nội dung tổng quan về các nhóm vật tư công nghiệp khác có thể xem thêm tại bài các loại vật tư thiết yếu trong ngành công nghiệp sản xuất.

Mục tiêu của quản lý vật tư không phải tạo thêm thủ tục, mà là duy trì một nguyên tắc đơn giản:

đúng hàng – đúng thông số – đủ số lượng – có sẵn khi cần – không tồn kho quá mức.